1. INTRODUÇÃO AO FECHAMENTO MENSAL
O fechamento mensal é um dos processos mais importantes para garantir a saúde financeira da farmácia. Ele fornece uma visão clara da situação econômica e permite que sejam tomadas decisões informadas e estratégicas.
Objetivos do Fechamento Mensal:
Garantir a correção e atualização dos dados financeiros.
Cumprir obrigações fiscais e regulatórias.
Avaliar a rentabilidade e identificar áreas de melhoria.
Evitar inconsistências contábeis e problemas fiscais.
Auxiliar na tomada de decisões estratégicas para o próximo mês.
2. PREPARAÇÃO PARA O FECHAMENTO
Para um fechamento mensal eficiente, é fundamental se preparar adequadamente.
Revisão das Obrigações Fiscais e Contábeis
Verifique prazos para pagamento de impostos como ICMS, PIS, COFINS e ISS.
Confirme a entrega de obrigações acessórias (SPED Fiscal, DCTF, EFD-Contribuições).
Analise possíveis créditos tributários e compensações fiscais.
Organização de Documentos e Relatórios
Agrupe notas fiscais, recibos, boletos pagos, relatórios de vendas e extratos bancários.
Utilize um software de gestão financeira para digitalizar documentos e facilitar o acesso.
Certifique-se de que todos os lançamentos foram devidamente registrados e categorizados.
3. CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
A conciliação bancária garante que todos os registros contábeis estão de acordo com os extratos bancários.
Passo a Passo:
Obtenha o extrato bancário do período.
Compare todas as entradas e saídas com os registros internos.
Identifique diferenças, como cobranças indevidas ou pagamentos duplicados.
Corrija erros e ajuste os registros conforme necessário..
Registre qualquer divergência identificada para análise posterior.
4. Análise de Receitas e Despesas
A correta classificação de receitas e despesas permite identificar padrões e oportunidades de melhoria.
Como realizar a análise:
Separe as receitas (vendas de medicamentos, serviços, etc.).
Categorize as despesas entre fixas (aluguel, folha de pagamento) e variáveis (compra de insumos, publicidade).
Compare os valores com os orçamentos e previsões para detectar desvios.
Identifique despesas que podem ser reduzidas ou otimizadas.
Ajuste estratégias de acordo com os resultados obtidos.
5. INVENTÁRIO E CONTROLE DE ESTOQUE
Um controle de estoque eficiente evita perdas financeiras e assegura o abastecimento adequado.
Métodos de Avaliação de Estoque
PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair): Prioriza a venda dos itens mais antigos, reduzindo perdas com vencimentos.
UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair): Pode ser útil para determinados produtos, mas pode gerar impacto fiscal.
Custo Médio Ponderado: Calcula o custo médio dos produtos para precificação, evitando distorções nos lucros.
6. REGISTRO DE LANÇAMENTOS CONTÁBEIS
A precisão dos registros é essencial para manter a farmácia em conformidade fiscal.
Ferramentas e Softwares de Contabilidade
Sistemas ERP especializados no setor farmacêutico.
Softwares que integram vendas, estoque e contabilidade.
Automação de registros contábeis para reduzir erros manuais.
7. REVISÃO DE NOTAS FISCAIS E DOCUMENTAÇÃO
Notas fiscais precisam ser revisadas e registradas corretamente.
Importância da Documentação
Garante a conformidade fiscal.
Facilita auditorias e evita penalidades.
Reduz riscos de erros na apuração tributária.
Permite um melhor aproveitamento de créditos fiscais.
8. ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS FINANCEIROS
Os relatórios são fundamentais para análise de desempenho e tomada de decisões.
Principais Relatórios:
Demonstrativo de Resultados (DRE): Mostra lucro ou prejuízo do período e auxilia no planejamento estratégico.
Balanço Patrimonial: Expõe a situação financeira da farmácia, incluindo ativos, passivos e patrimônio líquido.
Fluxo de Caixa: Indica a movimentação de dinheiro e a liquidez do negócio, permitindo ajustes de curto prazo.
Relatórios de inadimplência: Monitoram clientes devedores e ajudam na recuperação de valores.
9. IDENTIFICAÇÃO DE INCONSISTÊNCIAS E AJUSTES NECESSÁRIOS
Erros e discrepâncias podem comprometer a contabilidade e a gestão fiscal.
Procedimentos para Correção
Identifique inconsistências através da revisão contábil.
Registre e justifique todas as correções.
Comunique os ajustes à equipe financeira e contábil.
Implemente medidas preventivas para evitar recorrência de erros.
10. PLANEJAMENTO PARA O PRÓXIMO MÊS
Definição de Metas e Objetivos
Aumento de vendas por meio de estratégias promocionais.
Redução de custos operacionais sem comprometer a qualidade.
Melhor planejamento de compras e estoque para evitar excessos ou falta de produtos.
Maximização de créditos tributários dentro da legalidade.
Estratégias para Melhorias Contínuas
Aprimorar processos internos baseando-se nos relatórios financeiros.
Capacitar a equipe sobre boas práticas de gestão e controle financeiro.
Investir em tecnologia para otimização da contabilidade e automação de tarefas.
Realizar reuniões periódicas para analisar o desempenho do mês anterior e planejar melhorias.
CONCLUSÃO
O fechamento mensal é essencial para garantir a saúde financeira da farmácia, evitar problemas fiscais e permitir um planejamento eficiente. Seguir um processo estruturado ajuda a identificar falhas e criar estratégias para melhorar os resultados.
Com um controle eficiente de receitas, despesas e estoques, a farmácia se torna mais lucrativa e preparada para enfrentar desafios do mercado.
Conte com a Domínio Farma, uma Contabilidade Especializada no Setor Farmacêutico, para manter sua farmácia sempre em conformidade e com uma gestão eficiente!
Autor: Kauã Rios!
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